Devis, vente et facture

Chaque article ajouté au fitting entre dans le devis, dans le bloc Articles recommandés. Plusieurs chemins mènent au même résultat :

• les boutons Article ou Ajouter un article de la fiche ;
• le club builder du mode session, avec Ajouter au devis ;
• avec les plans Pro et Full, Recommander sur un club testé, ou Ajouter au devis sur une recommandation de l’analyse IA.

Sur chaque article, le crayon le modifie et la corbeille le supprime. Les flèches Monter et Descendre fixent l’ordre repris sur le PDF et dans le portail. La priorité (Élevée, Moyenne, Faible) reste un repère interne : elle n’apparaît pas chez le client.

Le détail de la saisie (catalogue, shafts, grips, surcoûts) est dans Catalogue et club builder.

Sous les articles, le récapitulatif affiche, s’il y a une remise, le Sous-total et la remise, puis le Forfait fitting, le Total HT, la ligne de TVA et le Total TTC. Les prix saisis s’entendent TTC.

• Le taux se règle dans Paramètres, onglet Boutique, champ Taux TVA (%) de la partie Identité légale (factures et reçus), réservée à l’administrateur.
• Si votre entreprise est en franchise en base de TVA, activez Franchise en base de TVA au même endroit. Le total n’affiche plus ni HT ni TVA, et la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est imprimée sur le PDF du devis et sur vos factures.
• Validité du devis (bouton Modifier, onglet Fitting) fixe la date « Valable jusqu’au » imprimée sur le PDF. Elle est de 30 jours par défaut.

• Télécharger PDF produit la préconisation de fitting : clubs recommandés, prix, total, notes et zone de signature. Le document est rédigé dans la langue choisie pour la boutique (champ Langue).
• Le client peut signer sur place : Signer le bon pour accord, signature au doigt ou à la souris, puis Valider la signature. La signature est reprise sur le PDF.
• Portail client envoie au client le lien de son espace par email, s’il a une adresse. Sinon, le lien est généré et vous pouvez le copier. Le client y retrouve le devis et son statut (Devis ou Vendu), le PDF à télécharger et la facture si vous en avez émis une.

L’envoi du lien portail publie aussi le Résumé IA s’il est encore en brouillon. Voir Portail client.

Quand le client achète, cliquez sur Vendu dans la ligne Vente de la fiche. Ce statut est une déclaration : il indique que le devis est devenu une vente, il n’enregistre aucun paiement.

• La date de vente est enregistrée.
• Les articles apparaissent dans la vue Commandes de Fittings, pour suivre ce qui reste à commander.
• Une case Livré apparaît sur chaque article, et le statut de livraison se met à jour seul.
• Avec les relances automatiques du plan Full, un rappel de regrip est programmé 14 mois après la vente.
• Le fitting compte dans les ventes déclarées de la page Finances.

Une erreur ? Cliquez sur Devis : la date de vente et le rappel de regrip sont effacés.

La facture est facultative : émettez-en une dans GolfSpec seulement si votre caisse n’en produit pas. Elle n’est jamais créée automatiquement, et l’émettre ne change pas le statut de vente.

1. 1Pour un client professionnel, cliquez sur Modifier à côté de Coordonnées de facturation : renseignez Société (client professionnel), Adresse de facturation et N° TVA, puis enregistrez. Ces informations sont imprimées sur la prochaine facture émise.
2. 2Dans le bloc Facture, cliquez sur Émettre une facture.
3. 3Confirmez : le numéro est définitif et la facture est conservée 10 ans.
4. 4Téléchargez le PDF avec Télécharger.

• L’émission d’une facture ou d’un avoir est réservée aux administrateurs et aux managers.
• Le total doit être supérieur à zéro.
• Les numéros se suivent sans trou, au format préfixe, année, numéro (par exemple FAC-2026-0001). Le préfixe et le compteur se règlent dans Paramètres, onglet Boutique, panneau Numérotation des factures. Le compteur ne peut qu’avancer.
• Les mentions légales du pied de facture (raison sociale, SIRET, RCS, TVA) viennent de la partie Identité légale (factures et reçus) des paramètres.

Une facture émise est figée : elle ne se modifie pas et ne se supprime pas. Si le total du fitting change après l’émission, un avertissement s’affiche dans le bloc Facture.

1. 1Cliquez sur Émettre un avoir.
2. 2Indiquez le Motif (obligatoire), par exemple une erreur de prix ou un changement de shaft.
3. 3Confirmez avec Émettre l'avoir : la facture est annulée en totalité.
4. 4Corrigez le fitting, puis émettez une nouvelle facture si besoin.

La facture annulée et son avoir restent téléchargeables (liens Facture et Avoir). Les avoirs ont leur propre numérotation, par exemple FAC-AV-2026-0001.

Un fitting qui a une facture, même annulée par un avoir, ne peut plus être supprimé : la conservation légale est de 10 ans.

Avec les plans Pro et Full, la page Finances présente le CA vendu déclaré : les devis marqués Vendu, au total TTC du devis, à la date de la vente. Elle affiche aussi le nombre de ventes, le panier moyen et la conversion des devis.

L’onglet Export télécharge vos ventes avec Export CSV ou Export PDF. Le CSV liste une ligne par fitting (HT, TVA, TTC, facture éventuelle), puis les factures annulées et leurs avoirs.

Ces chiffres reposent sur vos déclarations. Votre caisse reste la référence des sommes réellement encaissées.