Atelier et SAV

1. 1Ouvrez Atelier dans le menu, puis touchez le bouton rond « + » en bas à droite de l’écran (ou Créer votre premier ticket si l’atelier est encore vide).
2. 2Choisissez le client : Client existant (recherche par nom ou email), De passage (prénom, nom, téléphone, email) ou Sans client.
3. 3Choisissez le type de travail (par exemple Changement de grips, Loft / lie ou Montage complet), puis indiquez les clubs concernés et la demande du client.
4. 4Réglez si besoin la priorité, le technicien, la zone, l’échéance et une estimation tarifaire. En mode simple, ces réglages sont repliés sous + Plus d’options (priorité, technicien, échéance, tarif).
5. 5Touchez Créer le ticket. Le ticket reçoit un numéro automatique.

Sans échéance saisie, GolfSpec la calcule à partir du délai cible du type de travail, réglable en mode avancé dans Paramétrage atelier (Délais cibles par type de travail (heures)). Le technicien assigné reçoit une notification.

Pour un client de passage, le lien Créer la fiche client sur le ticket transforme ses coordonnées en fiche client.

Pour découvrir le module sans risque, Paramétrage atelier propose une section Données de démo : Charger des données de démo, puis Tout effacer quand vous avez fini.

Sur la fiche d’un fitting, touchez Envoyer à l’atelier. Le formulaire du ticket est prérempli avec le client, les clubs et un type de travail déduit des préconisations.

Dans l’onglet Tâches du ticket, le bloc Specs du fitting affiche pour chaque article le shaft, le grip, le loft, le lie, la longueur, le réglage hosel, la composition et les notes de montage. Le lien Fitting lié → ramène à la fiche du fitting, qui liste à son tour ses tickets dans l’encart Atelier.

Quand le ticket est clôturé, ses lignes de main d’œuvre et de pièces sont ajoutées une seule fois au devis du fitting. Vous n’avez rien à ressaisir.

Sur grand écran, la page Atelier s’ouvre en kanban avec cinq colonnes : À faire, En cours, Bloqué, À contrôler et Terminé / prêt. Sur téléphone, elle s’ouvre en liste. Les deux icônes à droite de la barre de filtres basculent d’une vue à l’autre.

Pour changer un statut, glissez la carte vers une autre colonne (sur tablette ou téléphone : appui long, puis glisser), ou utilisez le menu Déplacer vers… de la carte. Les filtres Mes tâches, Urgent et Bloqué, les filtres par technicien, zone, type et priorité, et la recherche (n° de ticket, client, clubs) affinent la file.

• Démarrer : le ticket passe En cours.
• Bloquer : choisissez Attente pièce, Attente client ou Bloqué technique, avec une raison obligatoire. Les comptes Admin et Manager reçoivent une notification.
• Valider & clôturer : le ticket passe Terminé.
• Prêt à retirer : le client reçoit l’email « Vos clubs sont prêts ! » si son adresse est connue. Si le ticket vient d’un fitting, l’email contient un bouton vers son portail. S’il a activé les notifications sur son portail, il est aussi prévenu par notification.
• Remis au client : le client signe à l’écran, puis Valider la remise (ou Remettre sans signature). Le ticket passe Livré et reste visible 24 heures dans la file.

En haut du ticket, trois documents PDF sont prêts à imprimer : Fiche A5 (la fiche de travail pour l’établi), Bon de dépôt (le récépissé du client, disponible dès la création) et, une fois le ticket clôturé, Récapitulatif (le récapitulatif des travaux avec main d’œuvre, pièces et totaux). Le Récapitulatif n’est proposé que pour les tickets sans fitting lié : sinon, ces lignes figurent sur le devis du fitting.

Les comptes Fitter créent les tickets et gèrent la remise (Prêt à retirer, Remis au client). Démarrer, bloquer, saisir pièces et main d’œuvre, exécuter et clôturer sont réservés aux comptes Admin et Manager, comme l’annulation (archivage avec raison, jamais de suppression) et Rouvrir le ticket.

Par défaut, l’atelier est en Mode simple : création rapide, clôture directe, sans workflow ni contrôle qualité. Pour un atelier de façonnage, désactivez-le dans Paramétrage atelier (icône réglages de la page Atelier, comptes Admin et Manager).

En mode avancé, chaque type de travail suit un workflow défini dans Workflows de façonnage : une suite d’étapes à cocher, de mesures, de photos ou de texte. Pour une mesure, vous fixez l’unité, la cible, les tolérances (Tol. min, Tol. max) et si elle est Bloquant si hors tolérance. Des workflows par défaut (grips, coupe de shaft, loft et lie…) sont fournis et modifiables.

Sur un ticket qui a des étapes, le bouton Mode exécution ouvre un écran plein format, une étape à la fois, avec de gros boutons pensés pour l’établi : saisie de la mesure, photo, puis Valider l’étape. Une mesure en dehors des tolérances affiche Hors tolérance : l’étape ne se valide qu’avec une justification. Une étape Bloquant si hors tolérance empêche en plus d’envoyer le ticket au contrôle ou de le clôturer tant que cette justification manque.

Quand les étapes obligatoires sont faites, Envoyer au contrôle fait passer le ticket À contrôler. Avec Contrôle qualité obligatoire avant clôture (activé par défaut), un ticket ne se clôture qu’après ce contrôle. Dans l’onglet Pièces & MO, un avertissement s’affiche quand le coût projeté dépasse l’estimation.

Dans l’onglet Pièces & MO, ajoutez la main d’œuvre à partir de vos Tarifs atelier (forfait ou horaire) et les pièces de votre stock (recherche par nom, marque ou SKU) ou en Saisie libre (article non référencé). Les totaux HT s’affichent sous les lignes. L’onglet Photos garde les photos Avant et Après, l’onglet Historique chaque action datée, et l’onglet Infos les Notes internes (jamais visibles client).

La page Stock pièces (comptes Admin et Manager) liste vos grips, shafts et consommables avec leur quantité. Dans le bloc Ajouter une pièce, saisissez la désignation, la catégorie, le prix HT et la quantité, puis touchez Ajouter ; ajustez ensuite les quantités avec − et +. Les badges Stock bas (1 à 3), Rupture (0) et Non suivi (sans quantité) signalent ce qu’il faut réapprovisionner. Ces pièces sont proposées dans la recherche de l’onglet Pièces & MO.

Par défaut, le stock se décrémente à la clôture du ticket. Changez la règle en mode avancé dans Paramétrage atelier, réglage Décrément du stock pièces : À la clôture du ticket, À l’ajout de la pièce ou Jamais (manuel). Une pièce retirée d’un ticket revient en stock si elle avait été décomptée.

Si vous ajoutez une pièce dont le stock est insuffisant à un ticket À faire ou En cours, le ticket passe automatiquement en Attente pièce.

Le SAV gère la casse et la garantie avec les marques, indépendamment de l’atelier. Ouvrez SAV dans le menu : la page Suivi des SAV affiche les dossiers, le compteur En cours et, sur les 30 derniers jours, les compteurs Résolues et Refusées.

1. 1Touchez Nouveau SAV.
2. 2Renseignez le canal (Magasin ou Web), le type de produit, le client (Client existant ou Nom libre), le produit et le problème constaté.
3. 3Indiquez si le produit est sous garantie (Oui — garantie permet Importer la facture (photo ou PDF)), ajoutez des photos, et précisez si le client a déposé le produit, qui traite le dossier et si un devis est à établir.
4. 4Cochez Envoyer un accusé de prise en charge au client par email pour le prévenir tout de suite.
5. 5Dans Envoyer au fournisseur, choisissez le commercial de la marque, puis Enregistrer + envoyer. Pour envoyer plus tard, choisissez Pas maintenant — enregistrer le dossier, puis Enregistrer le dossier.

Enregistrez vos commerciaux une fois pour toutes dans Paramétrage atelier, section Contacts SAV (commerciaux). Si une adresse est renseignée dans Boîte SAV par magasin, elle reçoit une copie de chaque demande.

Sur la carte du dossier, changez le statut : Ouverte, Envoyée, Prise en charge, Produit reçu, Résolue ou Refusée. Une fois Résolue, précisez le résultat : Réparé, Remplacé, Avoir ou Refus fournisseur. Un dossier encore Ouverte s’envoie avec Envoyer au fournisseur, puis Envoyer la demande.

Seul un dossier jamais envoyé (Ouverte) peut être supprimé.

Quand un club a été déposé en magasin, la carte du dossier propose Créer le ticket atelier. Le ticket s’ouvre prérempli (type SAV / garantie, produit, problème, client) et le dossier reste lié au ticket. Dans le ticket, l’onglet SAV affiche les dossiers liés, et Ouvrir un dossier SAV en crée un nouveau pour le même client.

Relances : tant qu’une demande est Envoyée ou Prise en charge, GolfSpec relance automatiquement le fournisseur par email une fois le dossier vieux de plus de 14 jours, puis à nouveau tous les 14 jours environ. La date de relance s’affiche sur le dossier.

Retour client : quand le dossier est Produit reçu ou Résolue et que l’email du client est connu, Prévenir le client lui envoie un avis de retour. Le bouton devient ensuite Re-prévenir le client. Si le produit a été déposé, Bon de dépôt imprime son récépissé.