Équipe, rôles et multi-site

L’équipe se gère dans Paramètres, onglet Boutique, panneau Équipe. L’administrateur et les managers peuvent y ajouter des comptes.

1. 1Cliquez sur Ajouter un membre.
2. 2Renseignez Nom, Email et Mot de passe.
3. 3Choisissez le Rôle. L’administrateur choisit aussi le Site assigné d’un manager ou d’un fitter.
4. 4Cliquez sur Ajouter.

GolfSpec n’envoie pas d’invitation par email : transmettez vous-même l’adresse et le mot de passe à la personne. Elle se connecte avec ces identifiants, puis peut choisir son propre mot de passe avec Oublié ? sur l’écran de connexion.

Le mot de passe doit faire au moins 12 caractères et mélanger au moins 3 types de caractères parmi minuscules, majuscules, chiffres et symboles (ou faire 16 caractères et plus). Un mot de passe présent dans des fuites de données connues est refusé. Une adresse email ne peut servir qu’à un seul compte GolfSpec.

Trois rôles existent : Admin, Manager et Fitter.

• Admin : tout le magasin et tous les sites. Seul à gérer l’abonnement, à voir les onglets Intégrations, Sites, Catalogue, Clients et Données des Paramètres, et à régler la Réservation en ligne, l’identité légale et la TVA de la boutique. Il crée, modifie et supprime les comptes de tous les rôles.
• Manager : rattaché à un site. Il émet les factures et les avoirs ; il accède au Bilan ; il paramètre et pilote l’atelier (contrôle qualité, annulation, statistiques). Il ajoute des fitters sur son site, et modifie ou supprime les fitters de son site.
• Fitter : rattaché à un site. Il travaille sur les fittings, les clients, le calendrier et la messagerie, et crée les tickets atelier et les demandes SAV. Il n’émet pas de factures, ne règle pas l’atelier et n’a pas accès au Bilan.

Un fitter voit la liste de l’équipe sans pouvoir la modifier. Pour changer son mot de passe, il utilise Oublié ? sur l’écran de connexion.

Vous ne pouvez ni supprimer votre propre compte, ni changer votre propre rôle. Il doit toujours rester au moins un administrateur. Supprimer un membre conserve ses fittings.

Le plan Basic inclut 3 comptes utilisateurs. Les plans Pro et Full, comme l’essai gratuit, n’ont pas de limite.

Sur Basic, le panneau Équipe affiche le compteur, par exemple « 2 / 3 comptes ». Une fois la limite atteinte, Ajouter un membre est désactivé.

Après un passage à un plan inférieur, les comptes en trop ne sont jamais supprimés : ils restent actifs, seul l’ajout est bloqué. Supprimez un compte pour en ajouter un autre. Même en lecture seule (essai terminé, impayé), vous pouvez supprimer le compte d’un ancien employé.

Les sites permettent de gérer plusieurs boutiques dans un même compte. Ils sont inclus dans le plan Full, et ouverts pendant l’essai gratuit.

1. 1Ouvrez Paramètres, onglet Sites (visible par l’administrateur).
2. 2Cliquez sur Ajouter un site.
3. 3Renseignez Nom du site et, si besoin, Adresse, Téléphone et Email.
4. 4Cliquez sur Enregistrer.

Le site créé à l’inscription porte le badge Principal et ne peut pas être supprimé. Pour supprimer un autre site qui contient des fittings, des rendez-vous ou des utilisateurs, choisissez le Site de destination qui les récupère, puis cliquez sur Réassigner et supprimer.

Dès qu’il y a au moins deux sites, l’administrateur choisit le site affiché dans le sélecteur de la barre latérale, sur ordinateur : un site précis ou Tous les sites. Les managers et les fitters ne voient que leur site, dont le nom s’affiche à la place du sélecteur.

Sont propres à chaque site :

• les fittings, les rendez-vous du calendrier et les objectifs mensuels ;
• les tickets atelier et les demandes SAV ;
• les coordonnées : nom, adresse, téléphone et email ;
• les types de fitting, les horaires, les textes des PDF, le suivi des commandes et, si vous le souhaitez, une numérotation des factures distincte.

Les fiches clients et le catalogue sont communs à tous les sites. Tant qu’un site n’a pas ses propres réglages, il reprend ceux du magasin : sélectionnez le site, puis modifiez ses réglages dans les onglets Boutique et Fitting des Paramètres.

Le plan Full inclut un site. Chaque site au-delà est facturé en supplément, par site, au même rythme que votre abonnement (mensuel ou annuel).

À l’ajout d’un site supplémentaire, un message indique son coût avant l’enregistrement. Le site est facturé au prorata dès sa création. Quand vous supprimez un site, le nombre de sites facturés est mis à jour.

Pendant l’essai gratuit, jusqu’à 3 sites sont inclus. Au-delà, un abonnement actif et un paiement à jour sont nécessaires. En souscrivant au plan Full, les sites existants au-delà du premier sont ajoutés à l’abonnement comme sites supplémentaires.

Pour passer à un plan sans multi-site, supprimez d’abord vos sites supplémentaires.