Vos données et le RGPD

• Votre magasin est responsable du traitement des données de ses clients (golfeurs) : vous décidez de ce que vous saisissez, vous informez vos clients et vous répondez à leurs demandes.
• GolfSpec est votre sous-traitant pour ces données : il les traite uniquement pour fournir le service, sur vos instructions, sans les utiliser pour son propre compte. Ses engagements sont fixés dans le DPA.
• GolfSpec est responsable de traitement pour les données de votre compte : comptes de l’équipe, abonnement, support et sécurité.

Si l’un de vos clients s’adresse directement à GolfSpec pour exercer ses droits, sa demande vous est transmise.

Dans l’Entretien pré-fitting (étape Entretien du Mode session, ou Modifier sur la fiche du fitting), le champ Contraintes physiques reste grisé tant que la case de consentement n’est pas cochée. En la cochant, vous attestez que le client consent explicitement à l’enregistrement de ces informations de santé, y compris leur analyse par l’assistant IA.

• La date du consentement est enregistrée.
• Sans consentement, le champ n’est ni enregistré ni transmis à l’IA.
• Décocher la case efface les contraintes saisies, après confirmation (Effacer).
• Ne saisissez que ce qui est utile au fitting.

1. 1Ouvrez Paramètres, onglet Données (réservé à l’administrateur).
2. 2Dans Exporter toutes mes données, cliquez sur Télécharger l’export complet.
3. 3Conservez le fichier obtenu (.json.gz) : une archive JSON compressée de toutes vos données.

Les photos et pièces jointes y sont référencées par leur adresse. Les mots de passe et les jetons d’accès en sont exclus. Deux exports par heure au plus.

Le même onglet affiche le Journal des actions sensibles : factures, avoirs, suppressions, effacements de clients, comptes de l’équipe et liens du portail.

Ouvrez la fiche du client depuis Clients. En bas de la fiche, la section Données personnelles propose :

• Exporter ses données (JSON) (administrateur et managers) : tout ce que le magasin détient sur lui, soit sa fiche, ses fittings, mesures, rendez-vous, échanges, tickets atelier et dossiers SAV.
• Effacer ce client (administrateur) : tapez EFFACER, puis cliquez sur Effacer définitivement. Ses coordonnées, mesures, entretiens et échanges sont supprimés ; ses rendez-vous sont anonymisés.

Les factures émises doivent être conservées 10 ans : un fitting facturé n’est pas supprimé mais anonymisé, et garde le nom et l’adresse de facturation. L’effacement est définitif.

1. 1Téléchargez d’abord l’export complet et, si vous émettez des factures dans GolfSpec, l’export des ventes (Finances, onglet Export, plans Pro et Full). Les factures et avoirs sont effacés à la suppression définitive, alors que vous devez les conserver 10 ans.
2. 2Dans Paramètres, onglet Données, cliquez sur Demander la suppression….
3. 3Tapez SUPPRIMER, saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur Confirmer la suppression.

L’abonnement n’est plus renouvelé et l’accès reste ouvert pendant 30 jours. Pendant ce délai, Annuler la suppression conserve le compte. Passé 30 jours, une tâche quotidienne supprime définitivement toutes les données du magasin, puis ses fichiers (photos, pièces jointes, copies PDF).

Seul l’administrateur peut demander ou annuler la suppression du compte.

Chaque nuit, GolfSpec supprime automatiquement :

• le journal des emails envoyés de plus de 12 mois ;
• les liens du portail client, 30 jours après leur expiration ou leur révocation ;
• le lien d’annulation d’un rendez-vous en ligne, le lendemain du rendez-vous ;
• les messages supprimés de la messagerie, pièces jointes comprises, 30 jours après leur suppression ;
• les copies PDF en cache de plus de 30 jours.

Les fiches clients, fittings et mesures sont conservés tant que votre compte est actif : c’est à vous de fixer leur durée de conservation et d’effacer les clients concernés.

L’application et la base de données sont hébergées au Royaume-Uni (Londres). Les sauvegardes quotidiennes de la base sont chiffrées et conservées 30 jours (90 jours pour celle du 1er du mois). La liste des sous-traitants figure dans la politique de confidentialité et le DPA.