Taller y posventa

1. 1Abre Taller en el menú y toca el botón redondo “+” abajo a la derecha de la pantalla (o Crea tu primera orden de taller si el taller aún está vacío).
2. 2Elige el cliente: Cliente existente (búsqueda por nombre o email), De paso (nombre, apellidos, teléfono, email) o Sin cliente.
3. 3Elige el tipo de trabajo (por ejemplo Cambio de empuñaduras, Loft / lie o Montaje completo) e indica los palos afectados y lo que pide el cliente.
4. 4Si hace falta, ajusta la prioridad, el técnico, la zona, la fecha límite y una estimación de precio. En modo simple, estos ajustes están plegados en + Más opciones (prioridad, técnico, fecha límite, tarifa).
5. 5Toca Crear la orden de taller. La orden recibe un número automático.

Si no indicas fecha límite, GolfSpec la calcula a partir del plazo objetivo del tipo de trabajo, que se ajusta en modo avanzado en Configuración del taller (Plazos objetivo por tipo de trabajo (horas)). El técnico asignado recibe una notificación.

Para un cliente de paso, el enlace Crear la ficha de cliente de la orden convierte sus datos en una ficha de cliente.

Para descubrir el módulo sin riesgo, Configuración del taller ofrece una sección Datos de demostración: Cargar datos de demostración y, cuando termines, Borrar todo.

En la ficha de un fitting, toca Enviar al taller. El formulario de la orden viene prerrellenado con el cliente, los palos y un tipo de trabajo deducido de las recomendaciones.

En la pestaña Tareas de la orden, el bloque Specs del fitting muestra para cada artículo la varilla, la empuñadura, el loft, el lie, la longitud, el ajuste del hosel, la composición y las notas de montaje. El enlace Fitting vinculado → lleva a la ficha del fitting, que a su vez muestra sus órdenes en el recuadro Taller.

Cuando se cierra la orden, sus líneas de mano de obra y de piezas se añaden una sola vez al presupuesto del fitting. No tienes que volver a introducir nada. Como las tarifas del taller se introducen sin IVA y los precios del presupuesto con IVA, cada línea se incorpora con IVA incluido, al Tipo de IVA (%) configurado en Ajustes (importe sin cambios con Franquicia de IVA (franchise en base)). Las líneas ya añadidas y las facturas ya emitidas nunca se modifican.

En pantalla grande, la página Taller se abre en kanban con cinco columnas: Por hacer, En curso, Bloqueado, Por controlar y Terminado / listo. En el móvil se abre en lista. Los dos iconos a la derecha de la barra de filtros cambian de una vista a otra.

Para cambiar un estado, arrastra la tarjeta a otra columna (en tablet o móvil: mantén pulsado y arrastra) o usa el menú Mover a… de la tarjeta. Los filtros Mis tareas, Urgente y Bloqueada, los filtros por técnico, zona, tipo y prioridad, y la búsqueda (n.º de orden, cliente, palos) afinan la cola.

• Iniciar: la orden pasa a En curso.
• Bloquear: elige Esperando pieza, Esperando cliente o Bloqueo técnico, con un motivo obligatorio. Las cuentas Admin y Manager reciben una notificación.
• Validar y cerrar: la orden pasa a Terminado.
• Listo para recoger: el cliente recibe el email “¡Tus palos están listos!” si se conoce su dirección. Si la orden viene de un fitting, el email incluye un botón a su espacio cliente. Si ha activado las notificaciones en su espacio, también recibe un aviso.
• Entregado al cliente: el cliente firma en pantalla y después tocas Confirmar la entrega (o Entregar sin firma). La orden pasa a Entregado y sigue visible 24 horas en la cola.

En la parte superior de la orden hay tres documentos PDF listos para imprimir: Ficha A5 (la hoja de trabajo para el banco de taller), Resguardo de depósito (el justificante del cliente, disponible desde la creación) y, una vez cerrada la orden, Resumen (el resumen de los trabajos con mano de obra, piezas y totales). El Resumen solo se ofrece en las órdenes sin fitting vinculado: si no, esas líneas figuran en el presupuesto del fitting.

Las cuentas Fitter crean las órdenes y gestionan la entrega (Listo para recoger, Entregado al cliente). Iniciar, bloquear, introducir piezas y mano de obra, ejecutar y cerrar están reservados a las cuentas Admin y Manager, igual que la anulación (archivo con motivo, nunca eliminación) y Reabrir la orden.

Por defecto, el taller está en Modo simple: creación rápida y cierre directo, sin workflow ni control de calidad. Para un taller de montaje, desactívalo en Configuración del taller (icono de ajustes de la página Taller, cuentas Admin y Manager).

En modo avanzado, cada tipo de trabajo sigue un workflow definido en Workflows de montaje: una serie de pasos para marcar, medidas, fotos o texto. Para una medida, fijas la unidad, el objetivo, las tolerancias (Tol. mín., Tol. máx.) y si es Bloqueante si está fuera de tolerancia. Se incluyen workflows por defecto (empuñaduras, corte de varilla, loft y lie…) que puedes modificar.

En una orden con pasos, el botón Modo ejecución abre una pantalla completa, un paso cada vez, con botones grandes pensados para el banco de taller: introducción de la medida, foto y después Validar el paso. Una medida fuera de las tolerancias muestra Fuera de tolerancia: el paso solo se valida con una justificación. Un paso Bloqueante si está fuera de tolerancia impide además enviar la orden a control o cerrarla mientras falte esa justificación.

Cuando los pasos obligatorios están hechos, Enviar a control pasa la orden a Por controlar. Con Control de calidad obligatorio antes del cierre (activado por defecto), una orden solo se cierra después de ese control. En la pestaña Piezas y MO aparece un aviso cuando el coste previsto supera la estimación.

En la pestaña Piezas y MO, añade la mano de obra a partir de tus Tarifas del taller (precio fijo o por hora) y las piezas de tu stock (búsqueda por nombre, marca o SKU) o en Entrada libre (artículo sin referencia). Los totales sin IVA aparecen bajo las líneas. La pestaña Fotos guarda las fotos Antes y Después, la pestaña Historial cada acción con su fecha, y la pestaña Info las Notas internas (nunca visibles para el cliente).

La página Stock de piezas (cuentas Admin y Manager) lista tus empuñaduras, varillas y consumibles con su cantidad. En el bloque Añadir una pieza, introduce la descripción, la categoría, el precio sin IVA y la cantidad y toca Añadir; después ajusta las cantidades con − y +. Las etiquetas Stock bajo (de 1 a 3), Agotado (0) y Sin seguimiento (sin cantidad) señalan lo que hay que reponer. Estas piezas aparecen en la búsqueda de la pestaña Piezas y MO.

Por defecto, el stock se descuenta al cerrar la orden. Cambia la regla en modo avanzado en Configuración del taller, ajuste Descuento del stock de piezas: Al cerrar la orden de taller, Al añadir la pieza o Nunca (manual). Una pieza que se quita de una orden vuelve al stock si ya se había descontado.

Si añades una pieza sin stock suficiente a una orden Por hacer o En curso, la orden pasa automáticamente a Esperando pieza.

La posventa gestiona las roturas y las garantías con las marcas, de forma independiente del taller. Abre Posventa en el menú: la página Seguimiento de posventa muestra los expedientes, el contador En curso y, en los últimos 30 días, los contadores Resueltas y Rechazadas.

1. 1Toca Nueva posventa.
2. 2Indica el canal (Tienda o Web), el tipo de producto, el cliente (Cliente existente o Nombre libre), el producto y el problema detectado.
3. 3Indica si el producto está en garantía (Sí, en garantía permite Importar la factura (foto o PDF)), añade fotos y precisa si el cliente ha dejado el producto, quién gestiona el expediente y si hay que hacer un presupuesto.
4. 4Marca Enviar al cliente un acuse de recepción por email para avisarle enseguida.
5. 5En Enviar al proveedor, elige el comercial de la marca y toca Guardar y enviar. Para enviarlo más tarde, elige Ahora no, guardar el expediente y después Guardar el expediente.

Registra a tus comerciales una sola vez en Configuración del taller, sección Contactos de posventa (comerciales). Si hay una dirección en Buzón de posventa por tienda, recibe una copia de cada solicitud.

En la tarjeta del expediente, cambia el estado: Abierta, Enviada, En gestión, Producto recibido, Resuelta o Rechazada. Una vez Resuelta, indica el resultado: Reparado, Sustituido, Abono o Rechazo del proveedor. Un expediente todavía Abierta se envía con Enviar al proveedor y después Enviar la solicitud.

Solo se puede eliminar un expediente que nunca se ha enviado (Abierta).

Cuando el cliente ha dejado un palo en la tienda, la tarjeta del expediente ofrece Crear la orden de taller. La orden se abre prerrellenada (tipo Posventa / garantía, producto, problema, cliente) y el expediente queda vinculado a la orden. En la orden, la pestaña Posventa muestra los expedientes vinculados, y Abrir un expediente de posventa crea uno nuevo para el mismo cliente.

Recordatorios: mientras una solicitud esté Enviada o En gestión, GolfSpec envía automáticamente un recordatorio por email al proveedor cuando el expediente tiene más de 14 días, y después de nuevo cada 14 días aproximadamente. La fecha del recordatorio aparece en el expediente.

Aviso al cliente: cuando el expediente está en Producto recibido o Resuelta y se conoce el email del cliente, Avisar al cliente le envía un aviso de devolución. Después, el botón pasa a ser Volver a avisar al cliente. Si el cliente dejó el producto, Resguardo de depósito imprime su justificante.